Retenção de CTPS: O Dano Moral Presumido pela Demora

O Tribunal Superior do Trabalho consolidou em 2025 entendimento rigoroso sobre a retenção indevida da Carteira de Trabalho. Através de tese vinculante fixada no IRR 192, estabeleceu-se que a retenção injustificada da CTPS por tempo superior ao fixado em lei configura ato ilícito com dano moral presumido. A decisão reforça a proteção ao documento essencial da vida laboral do trabalhador brasileiro.

A Tese Fixada

“A retenção injustificada da CTPS por tempo superior ao fixado na lei configura ato ilícito ensejador de dano moral por presunção.”

O Contexto da Decisão

O artigo 29 da CLT estabelece prazo de quarenta e oito horas para o empregador proceder às anotações na CTPS e devolvê-la ao trabalhador. Trata-se de prazo exíguo que reflete a importância do documento para o trabalhador, instrumento fundamental de comprovação de vínculos e direitos previdenciários.

Historicamente, a retenção prolongada era tratada apenas como infração administrativa, sujeita a multa pelo Ministério do Trabalho. Muitos tribunais exigiam comprovação de prejuízo concreto para deferir indenização: perda de oportunidade de emprego, negativa de crédito ou constrangimento específico.

A tese vinculante revoluciona o tratamento da matéria. A simples retenção além do prazo legal gera presunção de dano moral. Não se exige prova de que o trabalhador necessitou do documento ou sofreu prejuízo específico. O ato ilícito, por si só, viola direito da personalidade e gera dever de indenizar.

Alcance e Aplicação

A presunção aplica-se a qualquer retenção superior a quarenta e oito horas sem justificativa plausível. Incluem-se situações de admissão, quando a empresa demora semanas para fazer anotações, e de desligamento, quando condiciona a devolução a assinatura de documentos ou quitação de pendências.

Justificativas aceitáveis são excepcionais: greve dos correios impedindo devolução, calamidade pública afetando funcionamento empresarial ou determinação judicial de retenção. Mera conveniência administrativa, acúmulo de serviço ou procedimentos burocráticos internos não justificam extrapolação do prazo.

Com a implementação da CTPS digital, a questão ganha novos contornos. Atrasos no lançamento de informações no sistema configuram igualmente retenção, pois impedem o trabalhador de comprovar seus vínculos. A violação é até mais grave, inexistindo justificativa logística para demora em ambiente digital.

Impactos na Gestão Documental

Para departamentos de recursos humanos, a decisão impõe reorganização de processos. Rotinas que previam semanas para processamento de admissões ou rescisões devem ser revistas. O prazo de quarenta e oito horas torna-se prioridade absoluta, sob pena de gerar passivo automático.

Valores de indenização por retenção têm variado entre um e dez salários mínimos, conforme tempo de retenção e porte da empresa. Retenções superiores a trinta dias têm gerado condenações mais elevadas. Para empresas com alta rotatividade, o passivo acumulado pode ser significativo.

Terceirizações de departamento pessoal não eximem a empresa tomadora. A responsabilidade pela observância do prazo é do empregador direto, independentemente de ter delegado operacionalmente a gestão documental. Falhas de escritórios contábeis ou consultorias geram direito de regresso, mas não afastam a condenação principal.

Questões Práticas Relevantes

Trabalhadores devem documentar a retenção através de protocolo de entrega da CTPS, mensagens solicitando devolução ou notificações extrajudiciais. WhatsApp tornou-se meio comum de prova, com mensagens demonstrando pedidos ignorados de devolução do documento.

A prescrição para pleitear a indenização é quinquenal, contada da devolução tardia ou, se não devolvida, da extinção do contrato. Isso permite que trabalhadores busquem reparação mesmo anos após o fato, especialmente em casos de retenção na admissão.

Para empresas, a implementação de controles rígidos é essencial. Sistemas de protocolo com alertas automáticos, divisão de responsabilidades para evitar gargalos e priorização absoluta de processos envolvendo CTPS são medidas necessárias. O custo de reorganização administrativa é inferior ao passivo de indenizações sistemáticas.

A migração para CTPS digital não elimina o risco. Anotações digitais devem ser igualmente tempestivas. O argumento de dificuldades técnicas ou adaptação ao sistema não justifica atrasos. Empresas devem capacitar equipes e garantir infraestrutura adequada para cumprimento dos prazos.

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