Retenção da CTPS e dano moral: prazo legal e Tema 192 do TST

Atualizado em outubro de 2026.

A retenção da CTPS por tempo superior ao fixado na lei gera dano moral presumido, que dispensa o trabalhador de provar o prejuízo sofrido: é a tese vinculante fixada pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) no Tema 192, julgado em sessão virtual encerrada em 27 de junho de 2025. Este artigo explica o alcance da tese, o prazo que o art. 29 da CLT concede ao empregador para as anotações, o destino da antiga multa por retenção, o impacto da CTPS Digital, as situações em que a retenção física ainda ocorre e o que fazer quando a empresa não devolve a carteira de trabalho.

Em resumo: a retenção injustificada da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) por tempo superior ao fixado na lei gera dano moral presumido, sem necessidade de prova do prejuízo (Tema 192 do TST, 27/06/2025). Desde a Lei n. 13.874/2019, o empregador tem 5 dias úteis para anotar a admissão (art. 29 da CLT); na extinção do contrato, anotação, comunicação e pagamento devem ser concluídos em até 10 dias (art. 477, § 6.º). A multa do art. 53 da CLT foi revogada em 2019. Com a CTPS Digital, basta informar o CPF, e a retenção física tornou-se exceção. A falta de anotação e o atraso rescisório, por si sós, não geram dano presumido (Temas 60 e 143).

O que decidiu o TST sobre retenção da CTPS e dano moral?

Em sessão virtual encerrada em 27 de junho de 2025, o Tribunal Pleno do TST julgou o processo RRAg-1001443-15.2023.5.02.0605, relatado pelo ministro Aloysio Silva Corrêa da Veiga, como representativo para reafirmação de jurisprudência em incidente de recursos repetitivos, e fixou a tese do Tema 192: “A retenção injustificada da CTPS por tempo superior ao fixado na lei configura ato ilícito ensejador de dano moral por presunção.”

A questão submetida ao Pleno era saber se a retenção injustificada da carteira enseja indenização por danos morais independentemente da prova do dano. No caso concreto, o Tribunal Regional havia negado a indenização por não ter sido demonstrada ofensa à honra do trabalhador; o TST reformou a decisão e condenou a empresa. A tese não inaugurou um entendimento: todas as Turmas do TST e a Subseção I Especializada em Dissídios Individuais (SBDI-1) já adotavam a presunção. O que muda é o efeito vinculante, que obriga juízes e Tribunais Regionais a aplicá-la, inclusive os que ainda exigiam a demonstração de prejuízo concreto. O funcionamento desse sistema está explicado no artigo sobre as teses vinculantes do TST.

Dano moral presumido (in re ipsa) é aquele que decorre do próprio fato. O trabalhador precisa provar a retenção e sua duração, mas não precisa demonstrar que perdeu uma vaga de emprego, que teve crédito negado ou que passou por constrangimento específico. A razão está na função do documento: a CTPS registra a vida profissional do trabalhador e comprova vínculos, salários e tempo de serviço perante futuros empregadores, a Previdência Social e a própria Justiça do Trabalho, onde serve de prova nos dissídios sobre salário, férias ou tempo de serviço (art. 40, I, da CLT). Privar o trabalhador da carteira limita o exercício de direitos básicos.

Dois elementos da tese merecem atenção. O primeiro é o adjetivo “injustificada”: a presunção não alcança a demora que tenha causa não imputável à empresa, como a do empregado que não comparece para retirar a carteira colocada à sua disposição. Conveniência administrativa, acúmulo de serviço ou pendências do contrato, porém, não justificam a retenção. O segundo é a referência ao “tempo fixado na lei”, que remete aos prazos dos arts. 29 e 477 da CLT, tratados a seguir.

Qual é o prazo para anotar e devolver a CTPS?

Na redação dada pela Lei n. 13.874/2019 (Lei da Liberdade Econômica), o art. 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) concede ao empregador o prazo de 5 dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico. A redação anterior previa 48 horas, prazo que também constava do art. 53 da CLT. Muitos textos ainda apresentam as 48 horas como regra geral, o que não corresponde à lei vigente desde 20 de setembro de 2019.

As 48 horas continuam na lei, mas com outro sentido: segundo o § 8.º do art. 29, o trabalhador deve ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 horas a partir da anotação, regra introduzida com a disciplina da carteira em meio digital. Além da admissão, as anotações devem ser feitas na data-base, a qualquer tempo por solicitação do trabalhador, no caso de rescisão contratual e quando necessária a comprovação perante a Previdência Social (art. 29, § 2.º).

Na extinção do contrato, o art. 477 da CLT, com a redação da Lei n. 13.467/2017, determina que o empregador anote a CTPS, comunique a dispensa aos órgãos competentes e pague as verbas rescisórias no prazo e na forma do próprio artigo; o § 6.º fixa em 10 dias, contados do término do contrato, o prazo para a entrega dos documentos que comprovem a comunicação da extinção e para o pagamento. A anotação da extinção na CTPS é documento hábil para requerer o seguro-desemprego e movimentar a conta do FGTS (art. 477, § 10), razão pela qual a retenção nesse momento costuma produzir efeitos imediatos. O cálculo e os prazos das verbas rescisórias estão detalhados em artigo próprio.

Existe multa por retenção da CTPS?

O art. 53 da CLT previa multa administrativa, de valor igual à metade do salário mínimo regional, para a empresa que recebesse a CTPS para anotar e a retivesse por mais de 48 horas. O dispositivo foi revogado pelo art. 19, V, da Lei n. 13.874/2019, juntamente com outros dispositivos do capítulo da CLT sobre identificação profissional, e não há hoje multa administrativa específica para a retenção do documento.

Isso não torna a conduta irrelevante na esfera administrativa. O descumprimento do art. 29 continua a acarretar a lavratura de auto de infração pela fiscalização do trabalho, que deve comunicar a falta de anotação ao órgão competente para a instauração do processo de anotação (art. 29, § 3.º). Desde a Lei n. 14.438/2022, a anotação fora do prazo de 5 dias úteis sujeita o empregador a multa de R$ 3.000,00 por empregado prejudicado, acrescida de igual valor em cada reincidência, ou de R$ 800,00 no caso de microempresa ou empresa de pequeno porte, sem o critério da dupla visita (art. 29-A); a falta das anotações exigidas pelo § 2.º do art. 29 gera multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado (art. 29-B). A manutenção de empregado sem registro sujeita o empregador à multa de R$ 3.000,00 por empregado, acrescida de igual valor em cada reincidência, reduzida para R$ 800,00 no caso de microempresa ou empresa de pequeno porte (art. 47 da CLT); a falta de informação dos dados do registro gera multa de R$ 600,00 por empregado prejudicado (art. 47-A).

Como a multa administrativa nunca foi revertida ao trabalhador, a consequência que lhe interessa diretamente é a indenização por dano moral presumido, assegurada pelo Tema 192 e cobrada na Justiça do Trabalho.

Como a CTPS Digital reduziu a retenção?

A Carteira de Trabalho Digital foi disciplinada pela Portaria SEPRT n. 1.065, de 23 de setembro de 2019, da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do então Ministério da Economia. Suas regras foram depois incorporadas à Portaria MTP n. 671, de 8 de novembro de 2021, que consolidou as normas infralegais trabalhistas. Desde 2 de janeiro de 2026, a CTPS e o registro de empregados são disciplinados pela Portaria Consolidada MTE n. 1, de 17 de dezembro de 2025, que revogou os dispositivos correspondentes da Portaria n. 671 e determina que o registro e as anotações na Carteira de Trabalho Digital sejam feitos exclusivamente pelo eSocial (art. 12). A base legal está nos §§ 6.º e 7.º do art. 29 da CLT, incluídos pela Lei n. 13.874/2019: a comunicação do número do CPF ao empregador equivale à apresentação da CTPS em meio digital, dispensada a emissão de recibo, e os registros eletrônicos gerados pelo empregador nos sistemas informatizados da CTPS em meio digital equivalem às anotações.

Na prática, as anotações passaram a ser feitas pelo empregador por meio do eSocial, e o trabalhador as consulta pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital ou pela versão web, com a conta gov.br. Na admissão, basta informar o CPF: o empregador não precisa receber, guardar nem devolver documento algum. O cenário clássico da retenção, em que a carteira permanecia semanas no departamento pessoal à espera de anotação, perdeu sua razão de ser.

A carteira em papel, porém, não perdeu o valor. Ela continua a provar os vínculos nela anotados, inclusive nos processos trabalhistas sobre salário, férias ou tempo de serviço (art. 40, I, da CLT), e muitas vezes é o principal registro de contratos antigos cujos dados estão ausentes ou incompletos no CNIS, o cadastro de vínculos e remunerações utilizado pelo INSS. Por isso, a retenção da carteira física ainda priva o trabalhador de um meio de prova relevante, sobretudo para fins previdenciários.

Quando ainda há retenção física da carteira?

A CTPS Digital reduziu a retenção, mas não a eliminou. A primeira situação é a da empresa que, por hábito, continua a exigir a carteira em papel na admissão, embora a lei se contente com o CPF; se a recebe, passa a responder pela devolução no prazo legal. A segunda envolve contratos antigos. Pela Portaria Consolidada MTE n. 1/2025, a carteira em papel só deve ser usada para anotações relativas a fatos ocorridos até 23 de setembro de 2019 (até 21 de agosto de 2022, para os empregadores do grupo 4 do eSocial), como a retificação de um registro da época (art. 12, parágrafo único); fatos posteriores, inclusive a extinção de um contrato iniciado antes dessas datas, são informados pelo eSocial. Ainda assim, há empresas que recolhem a carteira física para registrar alterações ou a extinção desses contratos e demoram a devolvê-la.

A terceira, e mais grave, é a retenção usada como instrumento de pressão: a empresa condiciona a devolução à assinatura do termo de rescisão ou de outros documentos, à quitação de supostas dívidas ou à devolução de uniformes e equipamentos. Nesses casos, além do dano presumido, a finalidade coercitiva tende a pesar na fixação do valor da indenização. Há, ainda, o extravio do documento em poder da empresa, que a jurisprudência do TST trata de forma semelhante à retenção, embora a tese do Tema 192 se refira expressamente apenas a esta.

Situação diferente é o atraso do empregador em lançar o contrato no eSocial. Na carteira digital não há documento em poder da empresa, e, como os registros eletrônicos equivalem às anotações (art. 29, § 7.º, da CLT), a demora corresponde à falta de anotação, não à retenção. A falta de anotação é objeto do Tema 60 do TST, fixado pelo Pleno em fevereiro de 2025, também em reafirmação de jurisprudência: “A ausência de anotação do vínculo de emprego na Carteira de Trabalho não caracteriza dano moral in re ipsa, sendo necessária a comprovação de constrangimento ou prejuízo sofrido pelo trabalhador em seu patrimônio imaterial para ensejar a reparação civil, nos termos dos arts. 186 e 927 do Código Civil.” A tese não menciona o eSocial, mas, se nem a ausência de anotação gera dano presumido, o simples atraso no lançamento também não o gera. A omissão continua sujeita às multas administrativas dos arts. 29-A, 47 e 47-A da CLT e, se causar prejuízo concreto, como a recusa de um benefício ou de um financiamento por falta de comprovação do vínculo, pode gerar indenização, desde que o dano seja provado.

Retenção, falta de anotação e atraso rescisório: quando o dano é presumido

Ao longo de 2025, o TST delimitou, por meio de teses vinculantes, as hipóteses de dano moral presumido nas relações de trabalho. A comparação mostra por que a retenção da CTPS recebeu tratamento mais rigoroso que outras irregularidades documentais ou rescisórias.

A distinção se explica pela natureza da conduta. Na retenção, o empregador conserva consigo documento pessoal do trabalhador e o priva de seu uso; nas demais hipóteses, há descumprimento de obrigações contratuais ou legais cujas consequências patrimoniais já são reparadas por outros meios, como a multa do art. 477, § 8.º, da CLT no atraso rescisório. Na justa causa revertida, a presunção se restringe à acusação de improbidade não comprovada, que atinge a honra do trabalhador. O atraso reiterado de salários tem tratamento próprio, e as regras de prova do vínculo não registrado estão no artigo sobre rescisão indireta sem carteira assinada.

Como provar a retenção e qual o valor da indenização

Prova da retenção

A presunção dispensa a prova do dano, não a do fato. Cabe ao trabalhador demonstrar que entregou a carteira e que ela não foi devolvida no prazo legal; à empresa cabe provar a devolução tempestiva ou uma justificativa, como a disponibilização do documento não atendida pelo empregado (art. 818 da CLT). São meios úteis o recibo ou protocolo de entrega, mensagens e e-mails com pedidos de devolução, notificações extrajudiciais e testemunhas. Quanto mais precisa a prova das datas de entrega e de devolução, mais simples a demonstração do tempo de retenção.

Valor da indenização

A tese não fixa valor. O juiz arbitra a indenização com base nos critérios do art. 223-G da CLT, entre eles a extensão e a duração dos efeitos da ofensa e o grau de dolo ou culpa, e o § 1.º do dispositivo estabelece parâmetros conforme a gravidade: até 3 vezes o último salário contratual do ofendido para ofensa leve, até 5 vezes para ofensa média, até 20 vezes para ofensa grave e até 50 vezes para ofensa gravíssima. No julgamento das ADIs 6.050, 6.069 e 6.082, concluído em junho de 2023, o Supremo Tribunal Federal decidiu que esses parâmetros são critérios orientativos e admitiu valores superiores quando justificados pelas circunstâncias do caso.

Para um empregado cujo último salário era de R$ 2.500,00, a retenção classificada como ofensa leve tem como parâmetro até R$ 7.500,00. Se a carteira foi retida por meses para forçar a assinatura da rescisão e o trabalhador perdeu uma contratação por não poder apresentá-la, a ofensa pode ser considerada mais grave. A classificação depende sempre das circunstâncias provadas no processo.

Empresa não devolveu a carteira de trabalho: o que fazer?

Quando a empresa não devolve a carteira de trabalho, a sequência de providências a seguir preserva a prova e os direitos do trabalhador:

1. Pedir a devolução por escrito, por e-mail, mensagem ou notificação, e guardar o comprovante com a data.
2. Consultar a Carteira de Trabalho Digital para verificar se o contrato foi registrado no eSocial com as datas e o salário corretos.
3. Comunicar a irregularidade à fiscalização do trabalho, que pode autuar a empresa pelo descumprimento do art. 29 da CLT.
4. Persistindo a retenção, ajuizar ação trabalhista com pedido de devolução do documento, inclusive em caráter de urgência, e de indenização por dano moral presumido.

Prazo para ajuizar a ação

A pretensão prescreve em cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato (art. 7.º, XXIX, da Constituição Federal e art. 11 da CLT). Na prática, quem teve a carteira retida deve propor a ação em até dois anos do fim do contrato, e a condenação alcança as lesões ocorridas nos cinco anos anteriores ao ajuizamento. Retenções muito antigas, ocorridas na admissão de contratos longos, podem estar prescritas.

Como as empresas evitam a condenação

Como a indenização independe de prova do dano, cada retenção injustificada tende a gerar condenação, e o passivo cresce em empresas com alta rotatividade. A medida mais eficaz é não receber a carteira em papel quando a lei não o exige: na admissão, o CPF basta (art. 29, § 6.º), e as anotações são feitas pelo eSocial dentro do prazo de 5 dias úteis.

Quando o documento físico precisar ser recebido, por exemplo para anotações relativas a fatos anteriores à CTPS Digital, convém entregar recibo datado, devolvê-lo dentro do prazo legal e registrar a devolução com a assinatura do trabalhador. A devolução nunca deve ser condicionada à assinatura de documentos ou à quitação de pendências, que devem ser discutidas pelos meios próprios. A terceirização do departamento pessoal a escritório contábil ou empresa de folha de pagamento não afasta a responsabilidade do empregador perante o trabalhador; eventuais falhas do prestador são discutidas entre as partes do contrato de prestação de serviços.

Na rescisão, a anotação e a entrega dos documentos devem observar o prazo de 10 dias do art. 477, § 6.º. Rotinas com prazos internos, responsáveis definidos e registro de entrega e devolução reduzem o risco de condenações repetidas.

Perguntas frequentes sobre retenção da CTPS e dano moral

A empresa pode ficar com a minha carteira de trabalho?

Não. O empregador tem 5 dias úteis para fazer as anotações de admissão (art. 29 da CLT) e não pode reter o documento além desse prazo. Com a CTPS Digital, ele nem sequer precisa receber a carteira em papel: basta o trabalhador informar o CPF.

Preciso provar que tive prejuízo para receber indenização pela retenção da CTPS?

Não. Pelo Tema 192 do TST, a retenção injustificada da carteira por tempo superior ao fixado na lei gera dano moral presumido. O trabalhador deve provar a entrega do documento e a demora na devolução; prejuízos concretos, como a perda de uma vaga de emprego, podem aumentar o valor da indenização.

Qual é o prazo para a empresa anotar a CTPS?

Desde a Lei n. 13.874/2019, o prazo é de 5 dias úteis para anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais. O trabalhador deve ter acesso às informações da carteira em até 48 horas após a anotação. O antigo prazo de 48 horas para a anotação vale apenas para fatos anteriores a 20/09/2019.

Ainda existe multa por retenção da carteira de trabalho?

Não há mais multa administrativa específica para a retenção: o art. 53 da CLT, que a previa para a retenção por mais de 48 horas, foi revogado pela Lei n. 13.874/2019. O descumprimento do prazo de anotação ainda pode gerar auto de infração e multa de R$ 3.000,00 por empregado prejudicado, ou de R$ 800,00 para microempresa e empresa de pequeno porte (art. 29-A da CLT), e a retenção injustificada dá ao trabalhador direito à indenização por dano moral.

O atraso no registro da CTPS Digital gera dano moral presumido?

Não. Como os registros no eSocial equivalem às anotações da carteira (art. 29, § 7.º, da CLT), o atraso no lançamento corresponde à falta de anotação, e não à retenção. Pelo Tema 60 do TST, a ausência de anotação do vínculo de emprego na Carteira de Trabalho não caracteriza dano moral presumido: a indenização depende da comprovação de constrangimento ou prejuízo sofrido pelo trabalhador. O atraso na anotação continua sujeito à multa administrativa do art. 29-A da CLT, e a falta de registro, às dos arts. 47 e 47-A.

Qual o valor da indenização por retenção da CTPS?

Não há valor fixo. O juiz considera os critérios do art. 223-G da CLT, como a extensão e a duração dos efeitos da ofensa e o grau de culpa, e os parâmetros de até 3, 5, 20 ou 50 vezes o último salário, conforme a gravidade. Segundo o STF, esses parâmetros são orientativos e podem ser superados quando as circunstâncias do caso justificarem.

Qual é o prazo para entrar com a ação?

A ação deve ser proposta em até dois anos após o fim do contrato e alcança as lesões ocorridas nos cinco anos anteriores ao ajuizamento (art. 7.º, XXIX, da Constituição e art. 11 da CLT). Retenções antigas, ocorridas na admissão de contratos longos, podem estar prescritas.

Conclusão

A retenção da CTPS deixou de ser tratada como simples irregularidade administrativa. Com o Tema 192, o TST tornou vinculante a presunção de dano moral para a retenção injustificada além do prazo legal, ao mesmo tempo em que, nos Temas 60 e 143, afastou a presunção para a falta de anotação e para o atraso rescisório. A CTPS Digital tornou a retenção física excepcional, mas não a eliminou, e a revogação do art. 53 da CLT deslocou a principal consequência da conduta para a esfera indenizatória. Para o trabalhador, a prova da entrega e da demora é o ponto decisivo; para a empresa, a regra mais segura é não reter o documento.

Principais pontos deste artigo:

• A retenção injustificada da CTPS por tempo superior ao fixado na lei gera dano moral presumido (Tema 192 do TST, 27/06/2025).
• O prazo para anotar a admissão é de 5 dias úteis desde a Lei n. 13.874/2019; na rescisão, as providências do art. 477 devem ser concluídas em até 10 dias.
• A multa do art. 53 da CLT para a retenção por mais de 48 horas foi revogada em 2019.
• Com a CTPS Digital, basta informar o CPF, e a empresa não precisa receber a carteira em papel.
• A falta de anotação (Tema 60) e o atraso das verbas rescisórias (Tema 143) não geram, por si sós, dano presumido.
• A ação deve ser proposta em até dois anos do fim do contrato.

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